Когда сотрудник сдает авансовый отчет, вам как бухгалтеру нужно знать, что именно он купил и на какую сумму. Для этого необходимо учесть все кассовые чеки, которые сотрудник приложил к отчету. Однако, кассовые чеки изготовлены из термобумаги и могут выцветать со временем, что делает их нечитаемыми и неиспользуемыми в дальнейшем.
Чтобы предотвратить выцветание кассовых чеков, вы можете принять несколько мер. Во-первых, рекомендуется сразу после получения чека от сотрудника сделать его копию или фотографию. Это позволит сохранить информацию о покупке даже в случае выцветания оригинала.
Во-вторых, необходимо учесть все кассовые чеки в авансовом отчете. Каждый чек должен быть указан отдельной строкой с указанием его номера, даты, суммы и назначения покупки. Также следует учесть неиспользованную часть аванса и учтенные в других документах расходы.
При составлении авансового отчета для подотчета необходимо учитывать все документы, подтверждающие расходы. Если некоторые документы потеряны или отсутствуют, то сотруднику следует сообщить об этом и получить от него письменное подтверждение.
В итоге, правильно учтенные и сохраненные кассовые чеки позволят вам как бухгалтеру более точно контролировать расходы сотрудников и избежать возможных проблем при проверке финансовой документации.
Как принять от работника неиспользованную сумму
Когда вы узнаете, что у подотчетника осталась неиспользованная сумма денег, вам нужно учесть эту информацию и принять необходимые действия.
Спросите у работника, какую сумму он не использовал, чтобы точно знать, сколько денег нужно будет принять обратно.
Попросите сотрудника предоставить вам документы, подтверждающие его расходы. Это могут быть кассовые чеки, накладные или другие документы, которые подтверждают покупки, сделанные с использованием подотчетных денег.
Если у сотрудника нет документов, подтверждающих его расходы, то необходимо провести инвентаризацию остатков и узнать, какие покупки были сделаны. Запишите все полученные данные.
На основе полученной информации определите, какую сумму нужно списать с подотчета и какую сумму можно вернуть сотруднику. Учтите, что остаток на подотчете не может быть меньше нуля.
Если сумма, которую нужно списать, больше суммы остатка на подотчете, то сотруднику нужно будет вернуть только часть неиспользованных денег, а оставшуюся сумму списать.
После проведения всех необходимых расчетов и проверок, составьте соответствующие документы для списания денег с подотчета и возврата сотруднику его неиспользованной суммы.
Что делать, если документов нет
Если у вас нет кассовых чеков или других документов, подтверждающих сумму расходов, вам нужно принять несколько мер для учета этих расходов.
Во-первых, вы можете узнать у сотрудника, который сдает отчет, какую сумму он использовал и на что она была потрачена. Это позволит вам учесть эту сумму в отчете, даже если у вас нет документов.
Во-вторых, вы можете оставить в отчете остаток неподотчетных денег. Если вы предоставите доказательства того, что эта сумма была использована для документированных расходов, вы сможете учесть ее в отчете.
Если у вас нет документов о неиспользованной части подотчета, вы можете принять решение о ее списании. В этом случае вам нужно будет указать причину списания и учесть эту сумму в отчете о расходах.
Если у вас все еще есть сомнения о том, что делать, когда нет документов, лучше проконсультироваться с бухгалтером или юристом, чтобы быть уверенным в правильности проводимых действий.
Какие документы нужны для списания подотчета
Для списания подотчета вам потребуются определенные документы. Во-первых, вы должны иметь на руках все кассовые чеки и документы о расходах, которые сотрудник сдал вам в качестве подотчетного лица.
Когда сотрудник сдает документы, вам нужно учесть, что не все расходы могут быть списаны. Важно узнать, какие расходы были совершены в рамках служебной деятельности, а какие были личными.
Если сотрудник сдал неиспользованную часть денег, то вы должны принять все необходимые документы для подтверждения этого факта. Например, это могут быть остатки денежных средств, оформленные в виде акта.
Чтобы узнать сумму остатка подотчета, вам необходимо составить акт, который будет содержать подробную информацию о расходах, сумме остатка и дате составления акта.
Если у вас нет всех необходимых документов, чтобы списать подотчет, то вы не сможете выполнить эту операцию. Поэтому важно всегда быть внимательным и точным при приеме документов от сотрудников.
Что вы узнаете
В данной статье вы узнаете, как сохранить кассовые чеки в авансовых отчетах от выцветания в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 – Учет без забот.
Вы узнаете, как правильно оформить авансовый отчет и какие документы нужны для этого. Также вы узнаете, что делать, если у подотчетника остается неиспользованная сумма денег после покупок.
Вы узнаете, как учесть расходы на покупки сотрудника и как списать неиспользованные деньги по окончании срока действия авансового отчета.
В статье будет рассмотрено, как принять кассовые чеки от подотчетника и как учесть их в авансовом отчете. Также вы узнаете, какие документы нужны для подтверждения расходов.
Вы узнаете, как правильно оформить авансовый отчет, чтобы не возникло проблем при его сдаче. Также вы узнаете, какие документы нужны для подтверждения расходов и как учесть их в сумме подотчета.
Что делать, если сотрудник не сдает остаток денег
Если сотрудник не сдает остаток денег после расходов, вам нужно принять меры для учета этой неиспользованной суммы. Во-первых, узнаете, какие документы и кассовые чеки у сотрудника есть для подтверждения его расходов. Возможно, что сотрудник забыл или не смог предоставить все необходимые документы.
Когда вы узнаете, что у сотрудника нет денег для сдачи, вы должны делать списания от его имени, учитывая все расходы, которые были совершены, но не подтверждены чеками или другими документами. Таким образом, все расходы будут отражены в учете предприятия, и вы сможете проследить, какие суммы были использованы и на что.
Важно помнить, что списания от сотрудника, не имеющего денег для сдачи, должны быть осуществлены в соответствии с установленными правилами и процедурами. Вы должны иметь все необходимые документы и подтверждения, чтобы быть уверенными в правильности проведения списаний.
Если сотрудник не сдает остаток денег и не предоставляет необходимые документы, вы можете применить дисциплинарные меры в отношении работника. Вплоть до увольнения, в зависимости от серьезности нарушений и повторяемости таких случаев.
Когда учитывать покупки подотчетника в расходах
Подотчетник, работающий в компании, иногда может совершать покупки для выполнения своих служебных обязанностей. В таких случаях возникает вопрос, когда и как учитывать эти расходы в бухгалтерии предприятия.
Если подотчетник сдает документы и деньги наличными, то расходы считаются списанными и учитываются в отчете о расходах компании. В этом случае подотчетнику нужно принять все неиспользованные деньги и документы обратно.
Однако, если подотчетник сдает только документы, а деньги остаются у него, необходимо узнать, какие покупки были сделаны и какой остаток денег остался у подотчетника. Для этого можно составить список покупок и остатка денег в таблице, чтобы было удобнее вести учет этих расходов.
Если подотчетник не сдает ни документы, ни деньги, то покупки подотчетника не нужно учитывать в расходах компании. В таком случае, сотруднику необходимо самостоятельно делать учет своих расходов и хранить все документы о покупках.
Когда подотчетник сдает все документы и деньги, неиспользованную сумму можно принять обратно и учесть в расходах компании. В этом случае важно иметь подтверждающие документы о списании суммы подотчета и его возврате.
В итоге, для правильного учета покупок подотчетника в расходах компании необходимо учитывать, какие документы и деньги сдает подотчетник, когда и как их принимает обратно, а также вести учет неиспользованной суммы и списаний.